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Zwei nützliche Tipps, um typischen Zeitfressern den Kampf anzusagen

Gastartikel von Maria

Sag dem Zeitfressern in Deinem E-Mail-Account den Kampf an

Kennst Du das Gefühl? Der Tag hat gut angefangen, aber irgendwann zwischen dem fünften Anruf und der 20. E-Mail hast Du Deinen Fokus verloren und dich den typischen Zeitfressern hingegeben. Doch was tun, wenn sich diese Zeitfresser aufdrängen oder so gut tarnen, dass sie teilweise gar nicht als Zeitfresser zu entlarven sind? Ganz einfach: Bewusst auf Zeitfresser verzichten und diese ebenso bewusst eindämmen. Wie das geht, erfährst Du hier.

Bündle deine E-Mails

Um mit dem Strom an E-Mails zurechtzukommen, gibt es viele verschiedene Methoden und Optionen. Fakt ist, dass viele Unternehmer und Selbstständig täglich mit Unmengen an E-Mails kämpfen und viele von ihnen falsch priorisieren, sodass sie zu unnötigen Zeitfressern werden.

Ich möchte dabei nicht den Ratschlag erteilen, die E-Mails nicht abzurufen oder vielleicht gar nicht zu erledigen, weil es sich von selbst löst. Das klingt in der Theorie super, funktioniert in der Praxis aber selten – oder führt zu unangenehmen Konsequenzen.

Besser ist es, die E-Mails von vornherein zu priorisieren und anschließend gebündelt zu bearbeiten. In der Praxis sieht das wie folgt aus:

  1. E-Mail kommt rein und eine Vorschau (am besten als kleines Popup in der Ecke des Bildschirms, das Absender und Betreff verrät) wird sichtbar.

  2. Du entscheidest, ob es sich um eine sehr dringende Mail handelt, bei der du deine aktuelle Tätigkeit unterbrechen musst. Das wichtigste Wort dabei ist „musst“. Wenn du die Mail jetzt bearbeiten kannst, dann warte damit und erledige erst deine Aufgabe. Wenn du sie sofort erledigen musst, dann ist sie eine Unterbrechung wert, aber nur dann.

  3. Wenn du entscheidest, dass es sich um eine Mail handelt, die du später erledigen kannst, dann mache es auch genau so. Hast du deine Aufgabe fertig, widme dich dem Posteingang und bündle deine Mails.

  4. So beantwortest du nicht alle E-Mails des Tages einzeln und immer dann, wenn sie aufkommen – sondern gebündelt und in größeren Paketen. Das ist deutlich effizienter.

Halte Ordnung

Es gibt den Spruch „Ordnung ist das halbe Leben“ nicht umsonst. Was bereits in der Kindheit beim Aufräumen des eigenen Zimmers angefangen hat, hört beim Arbeiten nicht auf. Viele Menschen sind allerdings nicht in Lage, auf dem Schreibtisch oder auf Ihrem Rechner (oder in den Mails) Ordnung zu halten. Sie beherrschen das Chaos, heißt es so gerne.

Doch obwohl diese Taktik durchaus funktioniert, ist es eben nur das. Sie funktioniert. Sie ist nicht gut, sie ist nicht effizient, sie macht einfach nichts, außer zu funktionieren.

Doch wäre es nicht viel cooler, nicht einfach nur die Sachen irgendwann zu finden, die man sucht, sondern zügig und damit effizient?

Stell dir vor, du suchst pro Tag 30 x nach einer Kleinigkeit. Das kann eine Mail sein, ein Dokument oder ein Zettel auf deinem Schreibtisch.

Klar, du findest es irgendwann, vielleicht nach einer, zwei oder nach drei Minuten. Das kommt dir vielleicht wenig vor. Doch schaue selbst … wenn du nur 30 x pro Tag irgendwelche Kleinigkeiten suchst (was beim Arbeiten ja ganz normal ist) und jeweils 3 Minuten brauchst, dauert das in Summe ganz schön lange.

Stell dir vor, du hast ein besseres System und einen geordneten Schreibtisch, ein cleveres Ordner-System und noch dazu einen mit Filter und Ordnern sortierten Posteingang. Du brauchst zum Suchen und Finden aller kleinen Details gerade mal 30 Sekunden.

Art

Nicht organisiert / 3 Minuten pro Suche

Organisiert / 30 Sekunden pro Suche

Pro Tag (30 x)

90 Minuten / 1,5 Stunden

15 Minuten

Pro Woche (5 Werktage)

450 Minuten / 7,5 Stunden

75 Minuten / 1,25 Stunden

Pro Monat (19 Werktage)

1.710 Minuten / 28,5 Stunden

285 Minuten / 4,75 Stunden

Pro Jahr (251 Werktage)

22.590 Minuten / 276,5 Stunden / 11,52 Tage

3.765 Minuten / 62,76 Stunden / 2,61 Tage

Möchtest du knapp 12 Tage damit verbringen, nach Dokumenten, Mails und Zetteln zu suchen? Oder lieber doch nur knapp 3 Tage?

Es ist Wahnsinn, wie groß dieser Unterschied ist und wie viel unserer Lebenszeit es uns kostet, nach unsinnigen Details zu suchen.

Zwei Minuten Unterschied wirken absolut unbedeutend. Doch dieses unbedeutende Detail kann in Summe und im Jahr gesehen ganze 9 Lebenstage Unterschied bedeuten.

Ist das kein Grund, sich gegen Zeitfresser zu behaupten?

Über Maria Lengemann

Maria-Lengemann

Maria Lengemann ist seit zehn Jahren selbstständig und Gründerin und Inhaberin der Diginauten, einer Agentur für SEO, Marketing und Texte. Mit ihrer Leidenschaft zur Arbeit, ihrer konsequenten Ausdauer und ihrem Gespür für Details betreut Maria zahlreiche Kunden weltweit. Auf www.maria-lengemann.de vermittelt sie ihr Wissen aus zehn Jahren Selbstständigkeit kostenlos durch anwendbare Strategien und Tipps. Dabei steht vor allem die Praxis im Vordergrund, denn theoretisches Wissen gibt es ihrer Meinung nach genug. Ihre Spezialgebiete: Effizienz, Produktivität, Zeit- und Selbstmanagement.

 

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